Najeli ste profesionalne konferenčne tolmače, da bi med konferenco zagotovili visokokakovostno storitev. Spodaj ponujamo nekaj napotkov, kako jim lahko pomagate, da bo lahko konferenčno tolmačenje čim bolje opravljeno:

Govorniki

Prosimo razdelite vsem govornikom potrebna navodila v zvezi s potekom in izpeljavo tolmačenja, ki vam jih bo z veseljem zagotovil ponudnik tolmaških storitev.

Gradiva

Razpon znanja tolmačev je širok, vendar nikakor ne morejo biti strokovnjaki na vseh področjih. Da jih čim bolje seznanite s tematiko vašega dogodka, vas prosimo, da vsa gradiva v vseh jezikih zagotovite čim prej. Gradiva bodo tolmači preučili in si pripravili osebne slovarčke. Tako bodo bolje pripravljeni na diskusije in pomembna vmesna vprašanja, lažje bodo razumeli govornike, še posebej tiste, ki govorijo z izrazitim naglasom ali zelo hitro.

Poleg urnika in pisnih gradiv ter govorov posredujte tolmačem tudi zapiske prejšnjih srečanj na isto temo, pomembne informacije o organizaciji oz. podjetju, življenjepise ključnih govornikov in imena vodilnih v podjetju/organizaciji. Tolmači naj prejmejo tudi vso dokumentacijo, ki jo prejmejo udeleženci. 

Prosimo vas, da izročke, ki jih bodo slušatelji prejeli med posamezno diskusijo, tolmačem priskrbite pred začetkom diskusije. Vsaka kabina mora prejeti vsaj en izvod, če je le mogoče v vseh jezikih dogodka.

Sestanek

Če je srečanje zelo tehnične narave, je priporočljivo predhodno srečanje s tolmači in predavatelji. Prevajalci bodo lahko postavili morebitna vprašanja v zvezi s terminologijo ali določenim postopkom.

Sodelovanje

Za brezhibno sodelovanje je priporočljivo, da zadolžite eno osebo za vodenje tolmačev oz. za sodelovanje z vodjo tolmaške ekipe med samim dogodkom. Potrdil bo končno število ur tolmačenja, skrbel za morebitne dodatne potrebe – obvestila za tolmače, dodatna gradiva, koordinacijo ipd.

Konferenčno tolmačenje je ekipno delo, zato priporočamo, da se vaša ekipa in tehnično osebje spoznajo s tolmači še pred dogodkom.

Tehnična oprema

Poskrbite, da bo izposojevalec tehnične opreme zagotovil pravo število prevajalskih kabin, jezikovnih kanalov in sprejemnikov s slušalkami (koliko slušateljev bo poslušalo prevod?), da bo konferenčno tolmačenje lahko potekalo brez zapletov. Pozanimajte se, ali razpolaga z zanesljivo opremo. Pred pričetkom dogodka naj tehnik in vodja prevajalske ekipe preverita pravilno delovanje opreme.

Projekcije

Če želite, da se film, predstavitev v programu PowerPoint ali diapozitivi med predavanjem tolmačijo, poskrbite, da bo platno jasno vidno iz prevajalske kabine, ter vnaprej opremite tolmače s scenarijem ali izvodom besedila, ki bo projicirano.

Soba za tolmače

Če je le mogoče, zagotovite prostor, kjer lahko tolmači prevzemajo dokumentacijo in preučujejo gradiva v času, ko niso v kabini. Tu jim lahko tudi pustite sporočila zato, da bo konferenčno tolmačenje potekalo nemoteno in brezhibno .